電話の対応時に、担当者が不在のケースは珍しくありません。
担当者がいない場合にどのような対応をすべきなのか、事前に確認とルールの明確化が必要です。本記事では、電話対応時に担当者が不在の場合における対応方法や、注意点について解説します。
弊社小規模コールセンターに特化しておりますので、ぜひご参照ください。
企業における電話対応では、基本となるルールを確認しておくことが重要です。以下では、電話対応における基本的な方法について解説します。
電話対応では、「電話が鳴ったら素早く出る」のが基本です。直通電話の場合には、社名に加えて部署名も名乗ることで意思疎通がしやすくなります。企業によっては、「3コール以内」といったルールがあるケースもあります。電話による連絡が多い場合には、電話に出る明確なタイミングを決めておくことも1つの方法です。
電話対応の際には取り次ぎが必要なケースを想定して、早めに電話相手の名前や社名を確認します。基本的には、電話の相手から名乗ってくれるケースが多いです。しかし、急ぎの用事などの場合には名乗ってもらえないことも考えられます。そのため電話相手が名乗らない場合には、「失礼ですが」と前置きしたうえで詳細を聞き出す必要があります。
電話を取り次ぐ際には、保留ボタンを押してから担当者を呼びます。先に電話相手から伝言や用件を伝えられている場合には、取り次ぐ際に内容を正確に伝えることも重要です。保留ボタンを押さずに取り次ぐと、社内での会話などが相手に聞こえてしまう可能性があります。失礼な言動などがあると心象が悪くなるため、まずは保留ボタンを押すことを意識しましょう。
弊社にお仕事を依頼していただければ、高品質な対応をさせていただきますので、基礎的なことを心配することなく、電話対応することが可能です。
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