小規模コールセンター代行のお役立ち情報

電話対応を最適化するには、「担当者が不在だったときにどうするか」を考えておく必要があります。以下では、電話の応対時に担当者が不在だったときの対応方法を解説します。

まずは電話の相手に、担当者が不在であることを伝えます。担当者が不在であることを伝えれば、相手から何かしらのアクションを引き出せます。電話の要件次第では、またかけ直すなどの対応になる可能性もあります。かけ直すことになった場合には、電話の終了後速やかに担当者に連絡しましょう。誰から電話があったのかを正確に伝えられるように、会社名や氏名はきちんとメモしておく必要があります。

電話の状況次第では、担当者がなぜ不在なのか説明し、どのくらいで戻るのかを伝えることも必要です。電話相手が急ぎの用事がある場合には、不在の理由を確認して、どのくらいで連絡が取れるのか把握したいと考えるケースもあります。そのため伝えられる範囲で、不在の理由や戻るまでの時間を教えることも必要です。担当者が戻る時間が不明な場合には、その旨を伝える形で問題ありません。

こちらから担当者に伝言することを申し出て、相手側の対応をうながすことも対応方法の1つです。担当者でなくても対応できる用件であれば、自分もしくは誰か対応できる人が、引き継ぐことも考えられます。「担当者がいないから何もできない」ではなく、できることを模索して提案することも重要です。電話相手としっかりとコミュニケーションを取り、どんな対応が適切か考えることがポイントになります。

電話を切ったあとに、担当者に電話があったことを伝えます。急ぎの場合には直接電話し、余裕がある場合にはメールなどで伝達する方法がおすすめです。伝言を頼まれている場合には、担当者への連絡の際に同時に伝えます。しかし、業務が忙しい場合には、なかなか担当者に連絡できないケースも考えられます。その場合には電話代行サービスを活用し、業務を委託する方法がおすすめです。