電話対応でメモを取ることは大切なことになります。ただ「メモに何を書いていいかわからない。」「トークスピードにメモが追い付かない」といったお悩みの方は多いと思います。そこで今回は電話対応でのメモの取り方で注意することについて解説いたします。
弊社小規模コールセンターになりまして、1席からご相談可能ですので、ぜひご参照ください。
・ミスを減らせる
・文字にすると情報が共有しやすい
・情報を整理する力が身に付く
メモを取るとミスを減らせます。
電話対応で受けた内容を電話を切った後も確認ができるからです。
電話で聞いた内容を頭で覚えておくことには限界があります。
メモを残せば後から見返しができるため、ミスを減らせます。
電話対応する時はメモをすることが大切です。
文字にすると情報が共有しやすいからです。
例えば、 顧客からの電話を受けて上司に共有する場合、 口頭だけではなくメモをした紙を見てもらいながら話すと理解がしやすいでしょう。
また、上司が忙しい場合でもメモを渡せば都合のいいタイミングで確認をしてもらえます。
メモに電話対応で話した内容をまとめて、スムーズに情報が共有できるようにしましょう。
電話対応に慣れていない時は、数をこなして内容をメモに残す練習をしましょう。
メモに残すことによって情報を整理する力が身につくからです。
例えば、クレームの電話対応をする時には以下の点に気をつけてメモをします。
・クレームの内容
・クレームになってしまった経緯
・顧客の要望
・今後の対応について
さらに、電話対応が終わった後は上司にわかりやすくクレームの内容について報告する必要があります。
メモをした情報を整理して、円滑に対応が進められるようにしましょう。
電話対応は予測できない事態が多く、対応が難しい業務の1つとなっています。弊社小規模特化のコールセンターとなっておりますので、1席からのお仕事の相談等があれば、人手不足解消や、電話対応によって業務に集中できないお悩みを解決できます。
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