電話対応でメモを取ることは大切なことになります。ただ「メモに何を書いていいかわからない。」「トークスピードにメモが追い付かない」といったお悩みの方は多いと思います。そこで今回は電話対応でのメモの取り方で注意することについて解説いたします。
弊社小規模コールセンターになりまして、1席からご相談可能ですので、ぜひご参照ください。
・・電話対応のメモが追いつかないことがある
・メモした紙を紛失しないように気を付ける
・情報漏洩に気を付ける
電話対応をしているとメモが追いつかないことがあります。
メモが追いつかない原因は、以下の通りです。
・顧客の話すスピードが早い
・一言一句正確にメモを取ろうとしている
・知らない用語が出てきてしまい焦ってしまう
・電話対応に慣れていない
メモが追いつかないと焦ってしまい、さらにミスにつながる可能性があります。
焦ってしまわないように対策をしましょう。
対策の例は以下の通りです。
メモした紙を紛失しないように気をつけましょう。
電話対応で受けた内容を上司に共有したり、次に対応するべきことがわからなくなるからです。
例えば、顧客から打ち合わせの日程を変更してもらいたいという問い合わせをメモした紙を紛失してしまうと日程の確認ができません。
日程が確認できないと上司や同僚も困惑をしてしまうでしょう。
電話対応でメモした紙は、紛失しないように気をつけましょう。
電話対応でメモを取る時は、情報漏洩に気をつけましょう。
メモした紙などの管理がされていないと情報漏洩につながるからです。
例えば、外出先で顧客の連絡先が載ったメモ用紙をカフェなどに忘れてしまうと悪用されるかもしれません。
会社としても顧客の情報が漏洩してしまうと損害賠償を求められる危険があります。
最近は、リモートワークの影響で業務のDX化が進み、紙ではなくCRMやチャット等に対応内容を残す企業もいます。
メモ用紙に残す場合は、情報漏洩に気をつけましょう。
電話対応は予測できない事態が多く、対応が難しい業務の1つとなっています。弊社小規模特化のコールセンターとなっておりますので、1席からのお仕事の相談等があれば、人手不足解消や、電話対応によって業務に集中できないお悩みを解決できます。
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