電話対応でメモを取ることは大切なことになります。ただ「メモに何を書いていいかわからない。」「トークスピードにメモが追い付かない」といったお悩みの方は多いと思います。そこで今回は電話対応でのメモの取り方で注意することについて解説いたします。
弊社小規模コールセンターになりまして、0.1席からご相談可能ですので、ぜひご参照ください。
電話対応のメモに必要な項目
電話対応のメモに必要な項目について解説します。
必要な項目は以下の5項目です。
・電話を受けた時間
・顧客の会社名と担当者名
・用件
・折り返しの連絡が必要か
・折り返しの連絡先
電話を受けた時間
電話を受けた時間をメモします。
電話対応が終わった後、いつ問い合わせがあった内容なのか確認するためです。
顧客の会社名と担当者名
顧客の会社名と担当者名を必ず確認しましょう。
上司や同僚に電話内容を共有するときに必要だからです。
用件について
電話対応では要件を必ず確認しましょう。
例えば、上司に電話を取り次ぐときにどのような要件で問い合わせがあったのか共有する必要があるからです。
電話対応は予測できない事態が多く、対応が難しい業務の1つとなっています。弊社小規模特化のコールセンターとなっておりますので、0.1席からのお仕事の相談等があれば、人手不足解消や、電話対応によって業務に集中できないお悩みを解決できます。
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