小規模コールセンター代行のお役立ち情報

電話が鳴ったら、3コール以内に出ましょう。
3コール以内に出ることは、基本的なマナーとして広く知られています。
3コール以上かかってしまうと、出るのが遅いというマイナスな印象を与えてしまうので注意してください。
もし3コール以上かかってしまったら、「大変お待たせしました」「お待たせして申し訳ありません」などと、まず一言添えましょう。

ビジネスシーンの電話対応では「もしもし」は使いません。
電話を受けたら「お電話ありがとうございます。
△△株式会社の〇〇でございます」、電話をかけたときは「お世話になっております。
△△株式会社の〇〇と申します」と、もしもしを言わずに名乗りましょう。
最初の挨拶は印象を大きく左右するので、明るいトーンでゆっくりハキハキと話すことをとくに意識してくださいね。

社外の人との会話の中では、自分の会社の人の名前に「さん」付けはしません。
また、「〇〇部長」のように、役職名を付けることもNGです。
先輩や上司を呼び捨てにするのは抵抗があるかもしれません。
しかし、敬意を向けるのは電話の相手なので、社内の人間に敬称は使わないでください。
これは電話対応だけでなく、社外の人との対面での会話やメールでも適応されるマナーなので、しっかりと身に付けましょう。

電話対応をする際は、聞き間違いを防ぐために相手が話した重要な内容は必ず復唱しましょう。とくに、名前や連絡先、伝える用件などは、念入りに確認することが大事です。
もし聞き取れなかった場合は、そのまま流さずにきちんと聞き返してください。
そのまま話を続けると、重要なことを聞き逃してしまうかもしれません。聞き逃してしまったときは「申し訳ございませんが、もう一度ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？」、相手の声が小さいときは「恐れ入りますが、お電話が遠いようです」などと言って、失礼のないように聞き返しましょう。