電話対応のスキルはビジネスシーンで必ずといっていいほど必要になります。とはいえ、スマートフォンやチャットツールが普及した近年では、固定電話の対応に苦手意識をもつ方も多いようです。
今回は、電話をかける際のマナーや電話対応業務の効率化について解説していきます。電話対応にお悩みがあるご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。
弊社小規模コールセンターになりまして、1席からご相談可能ですので、ぜひご参照ください。
電話をかけるときには、かける時間帯にも注意しましょう。
基本的には相手先の営業時間内にかけるのがマナーです。よほどの緊急事態でない限り、始業前やお昼休憩、夜遅い時間帯の電話は避けましょう。
また、始業直後や終業間近の時間帯は、相手先が急ぎの業務に追われている可能性もありますので、避けたほうがよいでしょう。
メールやチャットで済む内容であれば、電話する必要はありません。
確かに、テキストのみのコミュニケーションに比べて、電話の方が密なコミュニケーションが取れることや相手の口調から読み取れる情報が多い場合もあります。
しかし、緊急性が低い内容や、簡単な返答、資料の送付のみであれば、メールやチャットで充分なこともあります。電話はこちらのタイミングで相手の時間を頂くコミュニケーションツールであることも、頭に入れておきましょう。
電話がつながったら、社名と自分の名前を名乗ります。
例）初めて電話をかける相手先
はじめてお電話いたします。〇〇（社名）の〇〇と申します。
例）取引先の人に電話をかけるとき
いつもお世話になっております。〇〇（社名）の〇〇でございます。
また、10コールで出なかった場合には、こちらから電話を切って別のタイミングにかけ直しましょう。相手先が来客中や別の電話の対応中で応答できない場合、コールし続けるとご迷惑になることがあるからです。
電話に出た方に担当者の名前を告げ、取り次いでもらいましょう。
例）代表電話にかけた場合
〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？
例）担当者が分からない場合
〇〇のご担当の方はいらっしゃいますでしょうか？
相手が電話に出たときは、再度、社名と名前を名乗り、用件を伝えます。
電話対応は予測できない事態が多く、対応が難しい業務の1つとなっています。弊社小規模特化のコールセンターとなっておりますので、1席からのお仕事の相談等があれば、人手不足解消や、電話対応によって業務に集中できないお悩みを解決できます。
下記問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせください。
お電話でのお問い合わせ
インターネットでのお問い合わせ
