小規模コールセンター代行のお役立ち情報

離席や外出など、不在中に電話がかかってくることもあります。先方が折り返しを希望されている場合は、なるべく早く折り返しましょう。 不在にしていたことに対するお詫びの言葉を伝えてから、用件を伺います。 例）先ほどは、席を外しており申し訳ありませんでした。どのようなご用件でしょうか。

相手先の商品やサービスについて詳しく知りたい場合や、先方から頂いたメールや資料について不明な点がある場合など、問い合わせの電話をかける機会もあるでしょう。 その際は、事前に確認事項を整理しておくことが大切です。 相手はかける側の状況を知らない状態で電話を受けていますので、伺いたいことが整理されていないと、スムーズに回答が得られません。 わかる方が不在の場合は、かけ直すようにしましょう。 例）商品やサービスについて問い合わせる場合 恐れ入りますが、〇〇の件について教えて欲しいことがございます。 ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか？ 例）頂いたメールについて確認したいことがある場合 先ほどメールでお送りいただきました書類について、3点ほど確認したいことがございます。今、よろしいでしょうか。

相手先を訪問し面談の機会を頂くアポイントを取る場合は、始業直後などの相手が忙しい時間を避けて電話しましょう。 アポイントをお願いする際は、訪問の用件や想定される所要時間も予め伝えるようにしてください。候補日をいくつか提案すると、先方も答えやすいでしょう。 ただし、アポイントをお願いする側が相手のスケジュールに合わせるのが基本です。候補の日時はピンポイントになりすぎないように時間の幅を持たせながら、複数の日程を用意したうえでお伺いしてください。 例）アポイントをお願いする場合 〇〇の件でご説明に伺いたいのですが、1時間ほどお時間をとっていただけませんでしょうか。 例）日程を決める場合 〇日の〇曜日と〇日の〇曜日でしたら、何時でもお伺いできます。〇〇様のご都合はいかがでしょうか？

相手と会ってお話をする機会を頂いたときや人を紹介して頂いたときなど、できるだけ早くお礼をしましょう。 メールよりも電話の方が気持ちが伝わりやすく、且つ、信頼関係を築くきっかけにもなります。とはいえ、相手にとっては緊急性のない用件になりますので、忙しい時間は避けてかけるようにしてください。 まず、お礼の電話であることを先に伝え、その後に何に感謝しているのかについて伝えるとよいでしょう。 例）お話する機会を頂いた場合 昨日は、お忙しい中、お時間を頂戴しましてありがとうございました。おかげ様で〇〇することができました。 例）人を紹介してもらった場合 お忙しいところ恐れ入ります。先日のご紹介のお礼を申し上げたくお電話をさせていただきました。。