電話対応でメモを取ることは大切なことになります。
ただ「メモに何を書いていいかわからない。」「トークスピードにメモが追い付かない」といったお悩みの方は多いと思います。そこで今回は電話対応でのメモの取り方で注意することについて解説いたします。
弊社小規模コールセンターになりまして、1席からご相談可能ですので、ぜひご参照ください。
1 まず、なぜ電話対応ではメモが大切なのかについて解説します。
大切な理由は、3つあります。
・正確に伝言を伝える必要がある
・問い合わせ内容を忘れないようにする
・安心と信頼をしてもらう
電話で伝言を頼まれたら、正確に内容を社内の担当者へ伝える必要があります。
誤った内容を伝えると、社内の担当者と顧客に迷惑をかけてしまうからです。
例えば、電話で発注の依頼を受けてメモをしなかった場合、顧客が伝えた数量を誤って担当者に共有してしまうと誤発注が起きる可能性があります。
謝って発注してしまうとお客にも迷惑をかけてしまい、クレームにつながるかもしれません。
さらに、負担金も発生するため会社としても売り上げがマイナスになる可能性があります。
電話を受ける時は、メモを取って正確に伝言を伝える必要があります。
電話を受ける時は、メモを取る必要があります。
メモを取らないと内容を忘れてしまう可能性があるからです。
とくに繁忙期は、お問い合わせが多く1日に多くの顧客から要望を受けることがあります。
メモを取っていないとどの顧客から何を頼まれたのかわからなくなってしまうでしょう。
再度、顧客に要件を伺うとなると信頼も下がります。
電話を受ける時はメモをとり、問い合わせ内容を忘れないようにしましょう。
電話対応では、メモを取りましょう。
顧客に安心と信頼をしてもらうためです。
電話を切る前に、メモした内容を復唱して内容に誤りがないか確認をする必要があります。
メモを取っていないと、顧客の要望を誤って理解してしまい後から迷惑をかけてしまうかもしれません。
顧客に安心と信頼をしてもらうためにもメモをとりましょう。
電話対応は予測できない事態が多く、対応が難しい業務の1つとなっています。弊社小規模特化のコールセンターとなっておりますので、1席からのお仕事の相談等があれば、人手不足解消や、電話対応によって業務に集中できないお悩みを解決できます。
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