業務を委託して問題解決ではございません。
その後の『品質』を上げていくことが、良いコールセンターにしていくポイントです。
主に品質は、接続品質・業務品質・応対品質の3つに分解することができます。
コールセンターへの電話の繋がりやすさのことです。
回線数、電話オペレーターの人数、コールあたりの処理効率などによって接続品質は決まります。
受電するコール数に対して、回線数や電話オペレーターの数が少なければ接続品質は低下します。
だからと言って、あまりにも過剰な回線数や電話オペレーターを準備すればコストが増大しますので、
適切なリソースの割り当てが必要です。また、接続品質は、「応答率」として定量的に計測することが可能であるので、
3つの品質の中で最も管理しやすいものであると同時に、センター全体の設計によるものだと言えます。
顧客からの問い合わせに的確に答える、顧客の課題を解決するものです。
顧客に対してサービス内容や料金をわかりやすく説明できているのかが問われます。
研修による業務内容の教育に加えて、トークスクリプト(台本)の良し悪しが業務品質に影響をしますので、
トークスクリプトの地道で継続的な改善が効果を発揮することがあります。
また、顧客からの問い合わせ内容に対する回答集(FAQ)をオペレーターに適切に提示する仕組みも必要です。
ただし、オペレーターの業務量が過剰になっていないのかの判断を誤れば、
オペレーターの負担が大きくなってセンター全体の効率も悪化します。
各コールセンターによって取り扱う業務内容は異なりますので、
なかなか定量的に業務品質を測定することは難しいかもしれませんが、
顧客へのアンケートの実施やミステリーコールなどにより把握することになります。
顧客に対する接し方、つまり顧客の発言を傾聴して理解をし、共感して適切な表現で伝達する品質です。
あいづちの仕方や、言葉使いなどが含まれます。電話オペレーターが感情労働だと言われるところでもあります。
この応対品質は、3つの品質の中で最も個々人の資質によるところが大きいですが、
研修や日々のフィードバックを通じて改善を続けるものです。
(ちなみに、上述の業務品質も含めて応対品質と言う場合もあります。)
社内で基準を設けてモニタリング&スコアリングした結果をもとにフィードバックしたり、
外部機関を活用して研修するなどの改善策が考えられます。
当社では品質を上げていく中で、お取引先様との支店体制をご提案しています。
業務品質をあげて一緒に成長できる関係を目指していきます。
電話でのお悩みが少しでもあれば、弊社にお気軽にお問い合わせください!
弊社は小規模特化コールセンターであり、1席からの案件でも相談可能で御座います。
1日数件しかかかってこない少人数での対応の案件も
自社で対応であれば1名配置をしなければなりません。
そのような案件を外注していただくと、社員の負担も解消に繋がります!
今回の記事以外にも、我々のコールセンターについての記事を書かせていただいておりますので
ほかの記事もお読みいただけると幸いです。