ビジネスの現場で、電話は重要なコミュニケーションツールのうちのひとつです。 電話対応にあたる際は、会社の代表者として対応しているという心構えで臨みましょう。電話対応ひとつで、会社全体の印象にも影響を与えるからです。 電話は、顔が見えない声だけのコミュニケーションになりますので、声のトーンやスピードにも気を配ってください。明るくハキハキと、普段話すよりゆっくりめに話すとよいでしょう。

電話対応には、基本的なビジネスマナーが求められます。敬語や敬称の使い方を正しく身につけましょう。 基本的な言い回しをご紹介します。 自分の会社→弊社 相手の会社→御社 相手→〇〇様 自社の者→上司でも敬称をつけない 自分→わたくし すみません→申し訳ございません わかりました→かしこまりました / 承知いたしました

クッション言葉とは、本題を伝える前に、相手への気遣いを示す言葉で、「ビジネス枕詞」とも呼ばれています。 「恐れ入りますが」「失礼ですが」「お手数ですが」のように相手へのお願いや言いづらいことを伝える際に、よく利用されます。 電話対応をスマートに行うには、このクッション言葉を使いこなすことも重要です。

電話をかける前に、用件を整理しておきましょう。相手も忙しいビジネスパーソンですから、端的に伝える気遣いが大切です。 また、電話口で相手をお待たせすることがないように、用件に必要な資料やスケジュール表などは、予め手元に用意したうえで、電話をかけましょう。