ビジネスの現場では、メールの返信や書類の送付など、先方に催促をしなければならない場面も出てきます。
相手を責める口調や失礼にならないように、丁寧な伝え方に気を配りましょう。

返信や書類が未着の原因は、行き違いや通信トラブルの可能性もありますので、その可能性もふまえたうえで催促をしてください。
①メールの返信を催促する 〇月〇日に、〇〇の件でメールをお送りいたしましたが、ご返信が確認できておらずご連絡させていただきました。 こちらの受信トラブルの可能性もあるのですが、ご確認いただけませんでしょうか。

②　書類や商品を催促する場合 〇〇がまだこちらに届いていないようです。恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。

電話をかけた相手が不在だった場合、折り返しの電話を受けることもあります。
先方に確認をお願いしていた事項に対して、お返事が電話でくることもあるでしょう。


次に、電話を受けるときのマナーについても解説していきます。


3コール以内に出る

電話が鳴ったら3コール以内に出るのがマナーとされています。

人間の心理として、10秒以上経つと「待たされている」という感覚を持つそうです。
3コールで約9秒といわれていますから、それまでに出るのが望ましいというわけです。 出るまでに3コール以上かかった場合には、「お待たせいたしました」の言葉を添えて対応するようにしましょう。

電話に出たら、「お世話になっております。〇〇社の〇〇でございます」「お電話ありがとうございます。〇〇社の〇〇でございます」のように、社名と名前を名乗ります。 普段話す声よりも、明るいトーンを意識する。ハキハキと話すと好印象です。

相手が話したい相手に取り次ぎます。名指し人が不在の場合は、戻り時間の予定を伝え、折り返しの提案をしましょう。 伝言を頼まれた場合は、メモを取り、復唱して間違いがないかを確認してください。